Những điều cần biết khi lựa chọn và sử dụng máy tính tiền

Những điều khách hàng cần tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn cho cửa hàng, nhà hàng, cafe, bar, ...... của mình một sản phẩm máy tính tiền. Dưới đây là tập hợp những vấn đề, vướng mắc từ phía khách hàng mà nhân viên tư vấn Tân Phú Vinh thường hay gặp, xin gửi cho khách hàng tham khảo
1. Máy tính tiền là gì?
Máy tính tiền tên tiếng Anh là Electronic Cash Register (viết tắt là ECR) sử dụng như công cụ thanh toán cho khách hàng, in hóa đơn các mặt hàng hay món ăn khách mua, các dịch vụ khách hàng đã sử dụng, các phí dịch vụ phải trả, các khoản được thưởng hay miễn phí...
Máy giúp nhân viên thu ngân nhanh chóng đưa kết quả giao dịch một cách chính xác.
Và điểm thứ ba rất quan trọng là nó như một kế toán độc lập, ghi chép trung thực và chính xác các giao dịch kinh doanh của bạn, tình hình bán hàng, doanh thu ngày. tháng... và với những máy cao cấp, nó giúp bạn quản lý lỗ lãi, tồn kho, chấm công cho nhân viên, thông báo các hàng hóa hoặc vật tư cần nhập.
Máy tính tiền là công cụ không thể thiếu trong kinh doanh hiện đại.

2. Máy tính tiền đem lại lợi ích gì?
Máy tính tiền là một công cụ đắc lực giúp bạn quản lý hiệu quả việc kinh doanh của bạn. Sử dụng máy sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức để quản lý, hạch toán kết quả kinh doanh của mình. Đơn giản hơn nhưng cho kết quả tin cậy và chính xác hơn. Tránh được nhầm lẫn và thất thoát.
Với nhân viên thu ngân, máy giúp làm việc hiệu quả hơn, năng xuất làm việc cao hơn và chính xác hơn. Không mất thời gian để tính toán và báo cáo hàng ngày cũng như tuần hay tháng.
Khách hàng sẽ tin cậy bạn hơn, không phải chờ đợi và kiểm tra lại như khi sử dụng hóa đơn viết bằng tay.
Và điều quan trọng nhất, đó là khẳng định tính chuyên nghiệp trong kinh doanh của bạn. Nó góp phần làm cho quan hệ giữa các bên trong kinh doanh trở nên dễ dàng và thoải mái hơn.
3. Chức năng gì của máy tính tiền là quan trọng nhất?
Đó là vận hành đơn giản, giúp bạn thao tác nhanh khi thanh toán giao dịch, khả năng bảo mật cao, và đặc biệt có khả năng kết nối với máy tính để khi cần cho phép bạn cài đặt và chọn ra các báo cáo nhanh và tiện lợi.
4. Lựa chọn máy tính tiền như thế nào?
Lựa chọn máy tính tiền sao cho phù hợp với quy mô kinh doanh của bạn, có lưu ý đến khả năng phát triển sắp tới của bạn và phù hợp với điều kiện tài chính của bạn.
Lựa chọn theo quy mô kinh doanh: bạn cần xác định số khách hàng cần quản lý nếu bạn kinh doanh với một số khách hàng thường xuyên. Nếu là quán ăn hay cafe... bạn cần xác định số lượng bàn trong quán của bạn. Còn với các cửa hàng bán lẻ, quan trọng nhất là cần có tính năng kết nối được với đầu đọc mã vạch (barcode scanner), đây là tiêu chuẩn quan trọng cho quản lý hàng hóa hiện tại và đặc biệt trong tương lai. Còn đa số các loại máy khi thiết kế, nhà sản xuất đã tính đến các chức năng cần thiết cho công việc kinh doanh của bạn.
Một số tính năng phụ đặc biệt với yêu cầu của bạn để lựa chọn chính xác hơn, sự tư vấn của nhà cung cấp là rất cần thiết. Bạn có thể gọi điện hoặc mail cho chúng tôi. Chúng tôi luôn vui lòng giúp đỡ bạn.
5. Ai có thể đọc được thông tin trong máy tính tiền?
Chỉ có chính bạn. Máy tính tiền đều được quản lý băng mã số (password). Do vậy chỉ có bạn và người bạn cho phép mới có thể đọc và thay đổi các thông tin trong máy tính tiền của bạn.
6. Ai có quyền thay đổi thông tin trong máy tính tiền?
Như đã biết ở phần trên (5), chỉ có người được bạn trao mật mã mới thay đổi được các thông tin trong máy tính tiền của bạn. Máy có phân cấp quản lý theo cấp độ, phụ thuộc vào công việc mà bạn có thể cho phép hoặc không cho phép thay đổi hoặc sửa chữa các thông tin như hủy giao dịch, thay đổi giá hay đặc tính mặt hàng, cho phép chiết khấu hay không...

7. Tôi có nhiều cửa hàng khác nhau, có cách nào quản lý chúng thuận tiện, liệu tôi có thể quản lý từ xa không?
Tất nhiên là được. Tuy nhiên bạn phải lựa chọn loại máy và tốt nhất là dùng máy của chung một hãng sản xuất. Vì điều này phụ thuộc vào phần mềm và tính năng của từng loại máy. Các phần mềm hiện đều không tương thích cho tất cả các loại máy của các hãng khác nhau. Vì vậy khi lựa chọn, bạn cần những nhà tư vấn có kinh nghiệm.
Phổ biến hiện nay và đơn giản nhất là kết nối qua Modem. Chỉ cần có đường dây điện thoại đến chỗ bạn đặt máy. Với một số vị trí đặc biệt, hiện đã có loại máy kết nối qua điện thoại di động, nghĩa là chỉ cần nơi nào có sóng của một trong các hãng cung cấp dịch vụ điện thoại di động là bạn có thể kết nối với máy tính tiền của bạn.
Các thiết bị cần thiết khác để kết nối là bạn cần có một máy tính PC hoặc Notebook, modem tại các điểm đặt máy. Và quan trọng nhất, bạn cần phải mua một phần mềm quản lý có chức năng kết nối. Các phần mềm này tuỳ theo từng hãng có các hỗ trợ khác nhau. Riêng chúng tôi bạn có thể xem trong phần phần mềm cho máy tính tiền.
8. Bao nhiêu máy tính tiền là đủ cho một cửa hàng?
Tuỳ theo quy mô kinh doanh và cường độ làm việc của quầy thu ngân. Nếu bạn đông khách thanh toán cùng một lúc, bạn sẽ tự xác định được số lượng thu ngân cần thiết cho mình nếu bạn thấy để khách chờ đợi sẽ thiệt hại cho kinh doanh của mình. Riêng với loại hình quán ăn hoặc quán Bar, cafe... một nhân viên thu ngân không thể quản lý quá 30 bàn hoặc khách hàng cùng lúc, vì vậy kể cả tính năng máy cho phép nhưng trên thực tế bạn phải lưu ý đến số lượng bàn trong quán của bạn. Nếu vượt quá 30 bạn nên có thêm máy và một nhân viên thu ngân. Còn nếu quán bạn quá vắng khách, chỉ cần một máy với lượng bàn lớn hơn 30, thiết nghĩ bạn không mong muốn quán mình vắng như vậy, khi đó chi phí cho quán của bạn sẽ vượt quá thu hay nói cách khác là kinh doanh không hiệu quả.
9. Có bao nhiêu loại máy tính tiền? Những nơi nào cần sử dụng máy tính tiền?
Máy tính tiền được chia làm ba loại chính:
- Loại đơn giản sử dụng độc lập theo mô hình gia đình, ít nhân viên và số lượng mặt hàng không quá nhiều.
- Loại trung bình quản lý trên 10 nhân viên, quản lý từ 30 đến 100 khách hàng (hoặc bàn), có khả năng kết nối với nhau hoặc kết nối với trung tâm quản lý. Quản lý từ 6.000 đến 10.000 mặt hàng.
- Loại lớn có thể quản lý được tồn kho, kết nối ngang hàng hoặc kết nối theo kiểu vệ tinh (máy chủ và máy lẻ). Có thể lưu giữ hóa đơn chi tiết từ 1 đến vài tháng. Và tất nhiên các chức năng khác đều mạnh hơn hai loại trên rất nhiều.
10. Sử dụng máy tính cá nhân (PC) như máy tính tiền, loại này so với máy tính tiền như thế nào?
Máy tính tiền mô phỏng trên máy tính các nhân phát triển theo các phần mềm bán hàng, chức năng tương tự như máy tính tiền có ưu điểm là giao diện tương tự máy tính, màn hình rộng hơn máy tính tiền nên quan sát được nhiều thông tin cùng lúc. In được nhiều loại hóa đơn có kích thước khác nhau và có thể in bằng font tiếng Việt. Nhược điểm chính là thao tác chậm, là chương trình hay trục trặc do lỗi phần mềm và phần cứng vì dựa trên loại máy tính cá nhân thông thường nên độ bền và độ tin cậy không cao.

11. Những nơi nào sử dụng máy tính tiền là hiệu quả?
Máy tính tiền bao gồm từ máy đơn giản đến máy hiện đại được sử dụng hầu hết các lĩnh vực kinh doanh bán lẻ và đặc biệt tại các hệ thống cửa hàng siêu thị. Từ cửa hàng tạp hóa đến cửa hàng chuyên doanh, quán bar, nhà hàng, khách sạn, nhà nghỉ.. hoặc các câu lạc bộ quản lý các hội viên. Thậm chí cho thuê nhà, thuê máy móc thiết bị dài hạn. Máy tính tiền đựac biệt hiệu quả cho các cửa hàng bán dược phẩm. thuốc tây hay mỹ phẩm. Nó co thể quản lý tồn kho, lượng hàng cần nhập, đến chi tiết đặc điểm hàng hóa như lưu ý sử dụng, tác dụng hay giúp cho kê đơn thuốc chính xác.
Trong lĩnh vực quản lý kho, nó giúp bạn biết chính xác hàng hóa của bạn còn hết, vị trí trong kho, các chi tiết nhỏ hay các bộ phận đi kèm...
Nhìn chung bất cứ nơi nào cần quản lý, theo dõi buôn bán xuất nhập, bạn đều có thể sử dụng máy tính tiền. Nó là cánh tay phait của việc quản lý kinh doanh.
12. Tuổi thọ của một máy tính tiền là bao lâu?
Thực tế tuổi thọ của máy móc và thiết bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan và chủ quan như môi trường hoạt động, cường độ và tần xuất hoạt động, do người sử dụng, do chế độ bảo trì bảo dưỡng thường xuyên hay không. Và cuối cùng là do hãng sản xuất.
Trung bình máy tinh tiền điện tử của Hãng Towa có thuổi thọ 5-7 năm. Với một số khách hàng sử dụng có bảo quản tốt, nó có thể hoạt động tới hơn 10 năm.
Cũng xin lưu ý khi dùng nhiều, nột số bộ phận có thể cần thay thế như đầu in, bàn phím...

Xem thêm

Tính năng ưu việt của máy tính tiền điện tử

Là công cụ chuyên dụng cho bán hàng, thao tác đơn giản, dễ học, dễ sử dụng. Các thao tác cài đặt tương đối đơn giản, có thể thay đổi theo nhu cầu, đáp ứng mọi loại hình kinh doanh. Thiết kế gọn nhẹ, tích hợp tất cả các thiết bị cần thiết: màn hình, bàn phím, máy in hóa đơn và phần mềm bán hàng chuyên dụng

Tính năng ưu việt của máy tính tiền điện tử:
 -  Giao diện thân thiện và dễ sử dụng
 -  Chức năng cài đặt định lượng mặt hàng với số lượng thành phần không hạn chế.                      
 -  Tính năng gộp bàn, chuyển bàn.
 -  Cài được chương trình khuyến mãi, tự động chuyển đổi giá theo sự mặc định.
 -  Cài đặt các mức giá khuyến mãi, giảm giá theo từng thời điểm được cài đặt trước đó.
 -  Quản lý công nợ khách hàng.
 -  Quản lý khách hàng thân thiết.
 -  Tương thích với các lọai máy in (laser, in kim, ...).
 -  Kết nối nhiều lọai máy in hóa đơn cùng một lúc.
 -  Sử dụng nhiều hình thức thanh toán.
 -  Chức năng quản lý công nợ.
 -  Chức năng quản lý tồn kho.
 -  Báo cáo doanh thu
 -  Tiết kiệm điện năng
 -  Tính an toàn và bảo mật cao, không bị virut, không mất dữ liệu khi gặp sự cố

Xem thêm

Một vài lưu ý khi sử dụng máy tính tiền

Để đảm bảo máy tính tiền hoạt động tốt, đảm bảo tính ổn định, bộ phận kỹ thuật Tân Phú Vinh xin lưu ý với khách hàng khi sử dụng máy tính tiền điện tử

1. Cách bảo quản máy tính tiền điện tử:

• Điện nguồn sử dụng phải đảm bảo trong giới hạn 220vAC ± 10%. Ổ điện phải đặt gần với máy và dễ dàng với tới được.
  
• Tránh để máy nơi ẩm ướt.
  
• Tránh để chất lỏng rớt vào máy (nhất là khe giấy ra và màn hình). Trường hợp có nước phải tìm cách làm khô ngay.
  
• Không sử dụng khăn ướt để lau máy.
  
• Không dùng bông hoặc vải có thành phần trên 80% bông để lau màn hình. Trong trường hợp máy bị dơ, có thể dùng khăn ẩm để lau vỏ máy.
  
• Tránh để gần nơi có nhiệt độ cao quá 40oC hoặc 70oF.
  
• Tránh ánh sáng có cường độ lớn (ánh nắng mặt trời, đèn có công suất lớn…) chiếu trực tiếp vào máy.

2. Cách thay giấy in hóa đơn :
Bước 1 : Nâng nắp thiết bị in hóa đơn
Bước 2 : Bỏ phần giấy cũ còn lại :
- Nhấn vào phím chạy giấy hóa đơn ↑ hoặc phím chạy giấy ở phần cuộn lưu ↑ để lấy phần giấy còn được giữ lại trong máy in hay có thể đẩy lẫy nhả giấy màu xanh về phía cuộn giấy và kéo giấy ra khỏi máy in.
- Không được dùng sức để kéo giấy ra khỏi máy in. Đó có thể là nguyên nhân gây hư hỏng cho máy in hoặc có thể là nguyên nhân gây kẹt giấy.
Bước 3 : Bỏ cuộn giấy mới vào. Đặt cuộn giấy mới vào đúng vị trí giấy được đặt ở máy in.
Bước 4 : Bạn nên chắc chắn rằng phần đầu của cuộn giấy đã được cắt thẳng.
Bước 5 : Tại vị trí lẫy nhả giấy, chèn đầu giấy vào khe máy in.
Bước 6 : Để kéo giấy lên, nhấn phím chạy giấy để cuộn phần giấy mới mà bạn đang thay vào.
Bước 7 : Trong trường hợp là giấy lưu, đưa phần giấy vừa chạy lên vào khe chèn giấy của cuộn lưu.

3. Khi giấy bị kẹt trong đường dẫn giấy :
Bước 1 : Nâng giàn dẫn giấy bằng cách nhấc cả hai lẫy đẩy giấy.
Bước 2 : Dùng tay để lọai bỏ phần giấy bị kẹt
Bước 3 : Đóng đường dẫn giấy lại.
Bước 4 : Sau đó dùng cả hai tay, nhẹ nhàng nhấn hai cạnh của giàn dẫn giấy xuống.
Bước 5 : Trả cuộn lưu về vị trí cũ.
4. Thay ruy băng mực :
Bước 1 : Nâng nắp máy in lên và lấy ruy băng mực cũ ra.
Bước 2 : Xoay núm chạy ruy băng cho ruy băng mực được kéo căng ra.
Bước 3 : Trong lúc nghiêng ruy băng, chèn ruy băng mực giữa đầu máy in và giấy, đẩy ruy băng mực vào một cách nhất định.
Bước 4 : Quay núm chạy ruy băng mực thêm một lần nữa để ruy băng mực được kéo căng ra.
Bước 5 : Sau đó dùng cả hai tay, nhẹ nhàng nhấn hai cạnh của giàn dẫn giấy xuống. Trả cuộn lưu về vị trí cũ.

Xem thêm

Tư vấn lựa chọn máy tính tiền hay hệ thống POS cảm ứng

Máy tính tiền điện tử và hệ thống phần mềm POS là hoàn toàn cần thiết cho 1 cửa hàng, nhà hàng, bar, cafe….. 
Máy tính tiền điện tử (ví dụ như: máy tính tiền Casio,ProCash,,,,,) dành cho các quán cafe, cửa hàng, hoạt động kinh doanh nhỏ hơn và các tính năng cao cấp không thật sự cần thiết trong khi hệ thống tính tiền POS (TPV POS, POS PROTECH, Seito, Vivi-POS, TOUCH POS.......) thích hợp cho nhà hàng, bar, café, cửa hàng lớn và chuỗi cửa hàng ... với nhiều tính năng cao cấp. Hệ thống quản lý POS chỉ thật sự hiệu quả khi doanh nghiệp của bạn phát huy hết tính năng của nó.
Lợi ích khi sử dụng máy tính tiền điện tử:

• Là công cụ chuyên dụng cho bán hàng, thao tác đơn giản, dễ học, dễ sử dụng.
  
• Các thao tác cài đặt tương đối đơn giản, có thể thay đổi theo nhu cầu, đáp ứng nhiều loại hình kinh doanh
  
• Tốc độ xử lí, truy xuất cực nhanh, ổn định
  
• Thiết kế gọn nhẹ, tích hợp tất cả các thiết bị cần thiết: màn hình, bàn phím, máy in và phần mềm bán hàng chuyên dụng, đặc biệt hỗ trợ in nhiệt, in bill nhanh
  
• Tính an toàn và bảo mật cao, không bị virut, không mất dữ liệu khi gặp sự cố
  
• Tiết kiệm điện năng

Xem thêm chi tiết máy tính tiền
Lợi ích khi sử dụng hệ thống POS cảm ứng:

• Xử lý với nhiều tính năng hơn
  
• Cung cấp khả năng quản lý hoạt động hàng ngày như theo dõi doanh số, thực đơn, giá cả, lượng khách…..
  
• Cung cấp các chức năng tiên tiến như bảng đặt và quản lý cho các nhà hàng, khách sạn, quán bar, cafe và các loại hình kinh doanh trong ngành dịch vụ công nghiệp thực phẩm
  
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Cung cấp quy trình làm việc tốt hơn cho nhân viên, cải thiện dịch vụ khách hàng, kết hợp nhiều dịch vụ vào một hoá đơn, dễ dàng quản lý số lượng lớn khách hàng-đơn hàng, các nhóm khách hàng
  
• Cung cấp báo cáo kết hợp với các tính năng phân tích
  
• Quản lý hàng tồn kho

Xem thêm hệ thống POS cảm ứng

Xem thêm